Tarieven en kosten

Hieronder staat precies wat je betaalt — inclusief de kosten die niet van ons zijn, maar wel op je afschrift verschijnen. Geen opstartkosten, geen contractduur: per maand betalen is maandelijks opzegbaar. Liever per jaar? Dan betaal je 10 maanden en krijg je er 12: 2 maanden gratis, en maar 1 factuur per jaar voor je administratie.

WorkBrain is je werkapp voor facturen, uren en AI. Het is geen volledig boekhoudpakket: de btw-aangifte en je jaarcijfers doe je zelf of met je boekhouder (die kan meekijken of je exporteert alles met één klik).

1. Abonnement

Gratis — € 0 voor altijd: alle functies: uren en timer, offertes, facturen (incl. e-factuur/UBL), kilometers, mail, notulen, team en AI (verbruik op AI-tegoed); tot 3 gebruikers; € 0,15 per betaling via een betaallink
Pro — € 7,99 per maand of € 79,90 per jaar (€ 6,66 per maand, 2 maanden gratis): alles uit Gratis, zonder fee op betaallinks en met tot 15 gebruikers zonder kosten per teamlid
Automation — € 19,99 per maand of € 199,90 per jaar (€ 16,66 per maand, 2 maanden gratis): alles uit Pro, plus automatiseringen en agents die zelf (op schema, met autopilot) voor je draaien

Bedragen zijn inclusief btw; je ontvangt een factuur met het btw-bedrag apart vermeld, zodat je hem gewoon kunt terugvorderen. Je begint op Gratis, zonder betaalgegevens en zonder proefperiode: Gratis heeft alle functies. Er zijn geen kosten per teamlid; de grens van het aantal gebruikers per pakket staat hierboven.

Heb je al een abonnement van vóór oktober 2026 (Pro, AI of Automation)? Dan blijft je prijs gelijk. Het pakket AI (oud pakket) blijft voor jou gewoon lopen, met elke maand € 5 AI-tegoed, maar is niet meer nieuw te kiezen.

2. Online betalingen van jouw opdrachtgevers

Betaalt een opdrachtgever je factuur online met iDEAL of kaart via de betaallink op je factuur, dan geldt:

Op Gratis: € 0,15 per betaling via een betaallink. Een vast bedrag, geen percentage van je omzet. Voor bestaande Gratis-accounts gaat dit pas in op 3 november 2026.
Op Pro en Automation: geen fee. Wij houden niets in.
Daarnaast alleen de echte transactiekosten, 1-op-1. Het tarief dat de betaaldienstverlener rekent (bij iDEAL enkele tientallen centen, bij kaarten een percentage plus een vast bedrag) wordt zonder enige opslag verrekend met je uitbetaling.
Rekenvoorbeeld. Betaalt je opdrachtgever € 50,00 via iDEAL, dan ontvang je op Gratis € 50,00 minus € 0,15 minus de kosten van de betaalprovider (± € 0,29): samen ± € 0,44. Op Pro of Automation alleen die ± € 0,29.

Op online aanbetalingen bij afspraken houden we niets in; daar worden alleen de transactiekosten van de betaalprovider 1-op-1 verrekend. Betaalt je opdrachtgever gewoon per bankoverschrijving, dan kost dat niets.

Kleine letters, maar eerlijk: bij uitzonderlijk hoge kaartkosten (bijvoorbeeld creditcards van buiten Europa of zeer grote bedragen) behouden we ons het recht voor om die kosten wél door te belasten. We melden dat dan vooraf en nooit met terugwerkende kracht.

3. AI-tegoed

AI zit in elk pakket, ook in Gratis. Al het AI-verbruik (assistent, notulen, mail-AI, agents en de AI-collega) gaat van je AI-tegoed af: je betaalt alleen wat je gebruikt. Nieuwe bedrijven krijgen een klein starttegoed, via een deellink € 5 extra; bijkopen kan vanaf € 5 (incl. btw) en bijgekocht tegoed vervalt niet. Elke AI-actie (een tekst schrijven, notulen uitwerken, een bon uitlezen) kost een paar cent. Is je tegoed op, dan stoppen de AI-functies netjes en kun je bijkopen: € 5, € 10 of € 25. Er wordt nooit automatisch bijgekocht en bijgekocht tegoed vervalt niet. AI-credits die je in WorkBrain nog had, gaan eerst op; die worden niet meer aangevuld. Een lopend abonnement op het oude AI-pakket (€ 5) of de oude Automation-prijs (€ 15) krijgt zolang het loopt elke betaalde maand hetzelfde bedrag als AI-tegoed.

4. Wat er níét bijkomt

Geen opstart- of implementatiekosten.
Geen kosten per factuur, per uur, per opdrachtgever of per teamlid.
Geen kosten voor e-mails aan je opdrachtgevers.
Geen kosten om je gegevens te exporteren of om op te zeggen.

5. Opzeggen

Per maand: maandelijks opzegbaar, per direct via je eigen factuurportaal. Een jaarabonnement betaal je vooruit en loopt een jaar. Je kunt het op elk moment opzeggen; het stopt dan aan het einde van het lopende jaar. Vooruitbetaalde maanden worden niet terugbetaald, behalve waar de wet dat voorschrijft. In beide gevallen houd je toegang tot het einde van de betaalde periode en kunt tot 30 dagen daarna nog al je gegevens exporteren. Zie ook de algemene voorwaarden.

Vragen over kosten? Mail info@workbrain.nl.